職業辞典　01事務 - 秘書

【 　秘書　 】

秘書は、業務の多い人のサポートをする仕事です。
企業の社長・役員、弁護士や会計士など（士業全般）、政治家医師、大学教授など、責任ある立場の人や国家資格の所持者など、要職に就く上司が業務に専念できるよう、さまざまな調整やサポートを行います。

一般企業に多いグループ秘書（複数人のチームで上司をサポートします）と、外資系企業や法律事務所などに多い個人秘書（上司に1対1でつきサポートします）がありますので、どちらの形態かによっても業務の幅や勤務時間が異なります。

基本的には、上司の仕事のサポート業務全般を行います。
ついた上司によって求められる仕事内容も変わり多岐にわたります。
一般的に華やかなイメージを持たれることも多い秘書ですが、実際には上司のスケジュール管理や会議準備をはじめとして、地道な事務作業・調整業務が大半を占めています。
上司の業務内容やルーティン、嗜好などを十分に理解した上で、業務や予定がスムーズに進むようきめ細やかに補佐を行う秘書の役割は、経営者などにとってなくてはならない存在と言えます。

秘書の主な業務内容は、電話・メール・郵便物などの対応、来客対応、担当上司のスケジュール管理・調整、資料作成、上司の社内業務サポート、上司の接待交際業務のサポート、文書の作成・管理などになります。このほかにも、簡単な掃除をしたり上司のお茶を用意したり、身の回りの世話を任されるケースもあります。
職種や契約条件によって異なるため、秘書として働く場合は事前に詳しい内容を確認しておくことがおすすめです。

企業のトップと常に行動を共にし、社内外のさまざまな人と関わることになりますので、ビジネスマナーやコミュニケーション能力がしっかり身に付きます。
幅広い業務を行っていく上で、「こういう時には何を優先すればいいのか、どういう対処をすればいいのか」などの判断力と臨機応変に対応できる力も身に付くようになります。事務処理能力や情報処理能力も身に付くので、秘書だけに限らずさまざまな職種でそれらの能力を活かして活躍することも可能です。