職業辞典　01事務 - 貿易事務

【 　貿易事務　 】

貿易事務とは、貿易（輸出・輸入）に関わる企業（商社やメーカーなど）で働く事務職を指します。専門性が高く、専門知識と語学力を駆使して主体的に貿易実務を動かしていく、重要で欠かせない存在です。

社内で書類作成や申請・手続きを行うという点では、ほかの事務職と同じです。
しかし、その内容はサポートというよりも、むしろ輸出・輸入の現場の最前線といえるかもしれません。
貿易事務が活躍できる場は幅広く、商社や製造メーカー、貨物の輸送コーディネイトや輸送そのものを請け負うフォワーダーなど貿易全般にわたります。

貿易事務の職務は、大きく「輸出業務」と「輸入業務」の二つに分かれます。
具体的な内容としては、

貿易書類の作成・確認

海外との商品やサービスの取引き(=貿易)には国内で行われる商品やサービスの取引きに比べて高いリスクが伴います。文化や商習慣の違いから、商品の納入や代金の支払いがうまくいかなかったり、長距離の輸送が必要となるため、輸送中の事故の危険性が高まったりするからです。

リスクを抑え、取引をスムーズにするために、商品・サービスの数量、価格、取引きの条件などを書類という形で証拠に残し、その書類を正確な手順でやり取りする必要があります。

輸出・輸入に関連する数多くの「貿易書類」の作成・送付などを行うため、内容をきちんと理解できるだけの専門知識が求められます。また、貿易書類の多くは英語で書かれているため、英文書類を理解・作成できる程度の英語力が必要になります。

出荷・輸送・通関等の手配

輸出・輸入に伴う品物の輸送業務にも関わることになります。 海外との品物の輸送は、多くの会社が関わるので、実務の正確さと高いコミュニケーション能力が必要です。
また、海外の会社とのやり取りには、基本的に英語が使用されるため、英文のメールを読み書きできる程度の英語力は最低限として、場合によっては英語でビジネス会話ができるくらいの英会話スキルも必要です。

商品の発注・手配・納品管理

注文を受けた品物の量や納期のデータをパソコンに入力したり、自社の工場や倉庫にある在庫量をチェックしたりして、品物がお客様のもとに確実に届くように管理します。様々な要因で輸送が遅れる場合などに、スケジュールの調整や代替案の提案などを行うこともあります。

この他、問い合わせ対応、各部署や機関との連携、電話話・メール・来客対応などの一般的な事務作業も貿易事務の仕事となります。